Wer beruflich aber auch privat seine Belege und Rechnungen schnell und einfach am Mac verwalten möchte, dem kann ich die App Space Receipts ans Herz legen.
Die App erkennt sehr viel rein automatisch, mit einer recht hohen Erkennungsrate. Das macht die Arbeit fast schon zum Vergnügen. Man kann auch einfach komplette E-Mails in die App ziehen und die in den Mails enthaltenen Rechnungen werden automatisch herausgefiltert. Dies kann auch vollkommen automatisiert werden: Ein beliebiger Mail Ordner kann bei neuen Mails automatisch die Daten zur App senden. Auch möglich ist die Überwachung von Ordnern auf dem Mac. Sobald hier Veränderungen stattfinden werden neue Daten in die App importiert und evtl. enthaltene Rechnungen herausgefiltert.
Natürlich muss der Anwender jede Rechnung nochmal kurz manuell kontrollieren. Die meisten Einträge passen aber schon und man muss meist nur kurze Zuweisungen vornehmen. Je länger man dies macht umso mehr lernt die App dazu und man muss manuell immer weniger Hand anlegen.
Es kann viel kategorisiert werden, es können Kontakte eingepflegt werden denen man Rechnungen zuordnen möchte usw. Die App lernt mit der Zeit dazu und ordnet immer genauer zu. Es können sowohl Einnahmen als auch Ausgaben verarbeitet werden. Es gibt auch eine direkte Verbindung zur Banking App "Money Money". Auf Knopfdruck lassen sich so Rechnungen nach Money Money übertragen bzw. die Zahlungsdaten, so dass in Money Money nur noch auf "absenden" geklickt werden muss.
Für alle Selbstständigen dürfte aber die automatisierte Erkennung von E-Rechnungen ein Segen sein:
Man kann einer PDF Rechnung nämlich nicht ohne weiteres ansehen ob es sich um ein normales PDF oder eine ZUGfERD PDF mit integrierter XML Rechnung handelt. Die App erkennt das alles automatisch und kennzeichnet solche PDF als e-invoice. Auch reine Rechnung xml Files kann man in die App ziehen. Es wird dann automatisch ein lesbares PDF dazu generiert. Allein diese Features machen die App für Selbstständige fast schon zum Must-Have. Die E-Rechnungsfunktionen werden laut Programmierer in naher Zukunft auch noch erheblich ausgebaut.
Der gleiche Anbieter hat auch eine weitere Super App im Angebot mit der man aus normalen PDF E-Rechnungen generieren kann und viele weitere Konvertierungen in Bezug auf e-rechnungen vornehmen kann.
Die App ist auf der Programmier Webseite direkt erhältlich aber auch im Apple App Store. Die App ist nur im Abo erhältlich. Das Abo kostet 59,99 pro Jahr. Für private Anwendung evtl. ein wenig viel, für professionelle Anwendung aber fast schon ein Game Changer.